O processo de concorrência como modo de profissionalização, melhoria da qualidade do serviço prestado e com custo adequado
Quando falamos em prestação de Serviços de Segurança Patrimonial e Portaria, destacamos de imediato alguns pontos fundamentais que precisam ser levados em consideração como o custo, baixos níveis de desempenho, exposição passiva, falhas operacionais etc. A cada dia se torna imprescindível manter os processos de contratação através de concorrência para escolher um prestador de serviço de segurança que ofereça serviço de qualidade com custo e benefícios adequados às necessidades do condomínio.
A escolha dos prestadores de serviço é uma fase importante da gestão de contratos de terceiros. A Segurança Patrimonial bem-sucedida depende de uma boa gestão. Uma avaliação estruturada de seleção da empresa demonstra imparcialidade, melhor obediência aos princípios de compliance e garantia de qualidade. Escolhendo o parceiro certo você elimina grande parte dos riscos e tem menor probabilidade de falhas operacionais e administrativas.
Entretanto, existem alguns meios que facilitam a escolha de prestadores de serviço e trazem segurança ao condomínio, empresa ou organização. Como por exemplo, RFI -Homologação, RFQ – Estimativa de custos e RFP – Concorrência. Vamos explicar cada um dos tipos de processos:
RFI – Request for Information – Homologação
O objetivo é saber quais são exatamente os serviços que o prestador de serviço pode oferecer e sua estrutura empresarial, o que vale para aqueles já homologados, mas, principalmente, para novos prestadores, reunindo informações para ajudar na tomada de decisão. A RFI é usada frequentemente como uma solicitação enviada para uma ampla base de potenciais parceiros, a fim de manter um banco de dados organizado de fornecedores que possam estar aptos a uma RFQ e/ou RFP. Os principais critérios são:
- Habilitação jurídica;
- Qualificação econômico-financeira;
- Regularidade fiscal e trabalhista;
- Qualificação técnica;
- Habilitação positiva com relação a prática de compliance, auditoria fiscal e certificações.
RFQ – Request For Quotation – Estimativa
A Solicitação de Cotação é um convite aos prestadores homologados para apresentar estimativa de custo sem detalhamento de um certo escopo de serviço. A RFQ é usada para quando já se sabe as especificações do que se deseja contratar e quando há conhecimento acerca da capacidade e qualidade dos prestadores de serviço convidados.
RFP – Request For Proposal – Concorrência
A Solicitação de Proposta é um convite aos prestadores para participar de um processo de concorrência. A RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não, permitindo identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada prestador, facilitando a comparação entre as propostas, com a finalidade de encontrar a solução mais adequada para a empresa. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicial.
Profissionalização
A ferramenta mais utilizada é o RFP, um convite formalizado, feito pela própria organização com um edital que deve discriminar todos os serviços, infraestrutura, NSA (Nível de Serviço Acordado), mão de obra e equipamentos necessários. Esse convite é encaminhado, através de uma “carta convite” com todos os documentos relacionados ao serviço, para empresas especializadas que possam participar do processo (após RFI), visitando o local e apresentando a proposta orçamentária.
O RFP traz mais transparência e profissionalismo técnico ao processo de contratação de prestação de serviços de segurança patrimonial e portaria. Outro ponto interessante a ser destacado é o Compliance do contratante. Estar em “compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos, que podem ser externos e internos. Este conceito deve ser seguido pelo tomador e pelo prestador do serviço, garantindo transparência em todo o processo licitatório e inibindo a possibilidade de fraudes.
Se quiser conhecer mais sobre esse e outros serviços, entre em contato com a gente.
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Consultoria técnica: Eytan Magal – CPP / Diogo Henrique
Piero Caíque Souza
Jornalista MTB/AM 589
Cabum Comunicação Empresarial
