Como organizar as informações que são fundamentais para o bom funcionamento no processo de segurança

 

Antes de nos aprofundarmos precisamos lembrar que a Gestão do Conhecimento integra a parte organizacional do Tripé da Segurança (recursos humanos, técnicos e organizacionais) e é um dos 5 Fundamentos da Gestão de Segurança que comentamos recentemente aqui no blog, como você pode conferir pelo link (Veja aqui).

O tema é vasto, mas queremos destacar os principais tipos de planos e documentos necessários em sistemas de segurança e em todo plano diretor de segurança. E tudo começa com o que chamamos de CADASTROS, ou seja, o registro das informações de sua responsabilidade.

Vamos usar os condomínios como exemplo, onde se precisa cadastrar os moradores, veículos, saber sobre as instalações, equipamentos etc. Com todos os registros dessas informações se obtém um banco de dados.

Vele ressaltar que cada empreendimento demanda uma série de documentos específicos, os chamados DOCUMENTOS VITAIS, como laudos de vistorias, alvarás e licenças.

No caso de condomínios a lista inclui AVCB – autorização dos bombeiros, plantas, manuais de operação de utilidades, além de uma série de outros, ou seja, vai muito além do controle de acesso. E a falta de registros e documentos pode prejudicar o condomínio em vários fatores.

Atualmente há softwares que síndicos e administradoras podem e devem utilizar para manter dados e informações armazenadas de forma correta, segura e atualizada, mesmo considerando diferentes gestões ao longo do tempo, mudanças de prestadores de serviços, contratos, fichas de cadastros de funcionários e demais informações pertinentes. Porém, a maior parte desses softwares não permite que síndicos e administradores de condomínios alterem registros já cadastrados, apenas façam o arquivamento e organização.

O que pode começar a mudar isso é o uso de sistemas como o GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos, por exemplo. São plataformas usadas para gerenciar arquivos e documentos que podem determinar acessos de acordo com funções específicas, como pessoas que podem somente ler, outras que podem ler e alterar, outras que podem ler, alterar e imprimir e assim por diante.

Continue acompanhando nosso blog, que em breve iremos abordar outros aspectos e metodologias que auxiliam no registro de informações e conhecimentos.

Mas caso precise de ajuda, nossa equipe de especialistas está a sua disposição e pode te auxiliar nesse processo!

 

 

 

Consultoria técnica:

Eytan Magal – CPP.

Kellen Reis

Jornalista MTB/SP 5758

Cabum Comunicação Empresarial

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