Como uma comunicação de qualidade contribui para os processos de segurança e gestão de ocorrências
Entendendo a Comunicação como um processo de troca de informações, é necessário se estabelecer com clareza quais os papeis de cada um nesse processo. Mas não só isso. Além de distinguir os papéis, é fundamental que se estabeleça processos ou protocolos que auxiliem na precisão e confirmação das informações, pra que não se corra o risco de tomar decisões baseadas em fofocas ou falsas notícias, as chamadas Fake News.
Assim também deve acontecer em todos os serviços de segurança. É preciso que se tenha de forma clara e objetiva cada etapa dessa estratégia, que funciona como uma engrenagem. Uma falha no processo de comunicação pode gerar problemas graves e comprometer a segurança.
Para evitar falhas, uma boa tática é elaborar uma Matriz de Comunicação. Nela deve conter os tipos de incidentes mais comuns, como eles devem ser comunicados, para quem precisam ser informados e quando. Além disso, a matriz pode ser preenchida de acordo com cada local, conforme a realidade de cada um, de cada rotina.
A gestão da comunicação é parte fundamental no processo do gerenciamento de crise, que orienta organizações sobre o que informar, para quem e como, após ocorrências. Ela também demanda analisar questões gerenciais, como por exemplo, distinguir o que é fato do que é “meia verdade”, boato ou fofoca. Administrar as informações é tarefa primordial no processo, para que se obtenha eficiência nas ações, do propósito final, na otimização do tempo e dos recursos.
E uma comunicação mal gerenciada dentro de um processo de segurança, o que pode causar?
Diferente de uma conversa entre amigos ou familiares, uma comunicação mal feita ou gerenciada pode levar a acusações indevidas, sem apuração dos fatos, conclusões baseadas em fofocas ou boatos, e ainda uma demora na resolutividade de problemas urgentes e, portanto, consequências mais graves.
O atraso na comunicação de fatos também é um problema grave, já que em algumas situações as evidências podem se perder e com elas, a comprovação de crimes ou tentativas, e até mesmo a tomada de providências cabíveis.
E há uma pedra no sapato quando o assunto é sigilo. Avisar sobre uma ocorrência a alguém, que não participa da ocorrência e não precisa saber das informações relacionados, na grande maioria das vezes prejudica a investigação e a resolução do problema, devido a probabilidade de vazamento.
Podemos citar exemplo comum: divulgar uma notícia interna de ocorrência em um condomínio em mídias sociais, que possa chegar às mãos de pessoas mal-intencionadas e transparecer vulnerabilidade.
Por outro lado, um aliado na gestão da comunicação é a tecnologia, que hoje apresenta um universo de possibilidades. Mas até para o bom uso dessas ferramentas é importante que se tenha cuidado e orientações.
Por isso te convidamos a continuar acompanhando nosso blog, pois em breve vamos conversar melhor sobre esse assunto.
E caso queira saber mais sobre a gestão de comunicação nos processos de segurança, consulte hoje mesmo nossa equipe de especialistas.
Consultoria técnica:
Eytan Magal – CPP.
Kellen Reis
Jornalista MTB/SP 5758
Cabum Comunicação Empresarial
